Skip to content

Om et udbud

Et udbud består af en række delelementer, som beskrives nedenfor. Det er blandt andet  udbudsmaterialet, eventuelle delaftaler, supplerende oplysninger og diverse tidsfrister.

Udbudsmaterialet

Udbudsmaterialet er det materiale, hvor indkøber klart beskriver betingelserne for at deltage i udbudskonkurrencen, og som tydeligt fortæller, hvilken opgave der skal løses.

Foruden betingelserne for at deltage i konkurrencen vil udbudsmaterialet også typisk indeholde de vilkår, der gælder for den efterfølgende drift, hvis du vinder opgaven.

Udbudsmaterialet er reelt blot et supplement til udbudsbekendtgørelsen og skal offentliggøres sammen med denne. Det er dels for at sikre, at alle potentielle tilbudsgivere har alle relevante informationer samtidigt. Det betyder også at tilbudsgivere bedre kan vurdere om de vil bruge tid på udbuddet.

Supplerende oplysninger

Ændringer til et udbud kaldes også ofte for supplerende oplysninger. De anvendes når indkøber har brug for at justere de oplysninger, der er annonceret oprindeligt.

Det kan være nødvendigt for en offentlig indkøber at komme med rettelser til den udbudsbekendtgørelse der er annonceret.

Der er findes en bestemt formular til dette hos EU som hedder “Bekendtgørelse om supplerende oplysninger, uafsluttet procedure eller berigtigelse”.

Tidsfrister på et udbud

Der er en række minimumsfrister for de forskellige udbudsformer.

Fristerne i forbindelse med udbud beregnes i kalenderdage i modsætning til arbejdsdage, dvs. inklusive helligdage, søndage og lørdage.

Fristerne beregnes ud fra den såkaldte ”Fristberegningsforordning”, der dikterer, at dagen for afsendelsen af udbudsmaterialet eller opfordring til at afgive tilbud ikke medregnes ved beregningen af tidsfristen. Man regner således fra dagen efter den dag, hvor f.eks. udbudsbekendtgørelsen er afsendt, og til udløbet af den sidste time på den sidste dag.

Hvis den sidste dag af en frist falder på en helligdag eller i weekenden, vil fristen først udløbe med udgangen af den efterfølgende arbejdsdag. Det vil sige, at hvis fristens sidste dag eksempelvis er på en søndag uanset tidspunkt på dagen, så vil fristen udløbe med udgangen af den sidste time om mandagen.

Delaftaler

Mange udbud vil være opdelt via delaftaler, som man kan vælge at byde på separat.

En grund til ikke at opdele en kontrakt kan være varetagelsen af økonomiske- og/eller markedsmæssige hensyn.

Sådanne hensyn kan være relevante, hvis indkøber vurderer, at der ikke vil være konkurrence om delkontrakterne, hvis opgaven opdeles.

Det kan også være at indkøber vurderer, at der kan opnås stordriftsfordele ved at udbyde opgaven samlet. Og på den baggrund opdeles kontrakten ikke.

 

Kommunikation på et udbud

Ofte vil man som virksomhed have behov for at stille spørgsmål til indkøber omkring udbudsmaterialet på et udbud.

Indkøber vil sørge for, af hensyn til ligebehandlingsprincippet, at alle virksomheder får de samme svar på spørgsmålene, og dermed de samme forudsætninger for at afgive tilbud. Derfor vil det også typisk være krævet at spørgsmål stilles skriftligt.